Informatyk na etacie vs. outsourcing IT

Infrastruktura informatyczna stanowi dziś podstawę działalności większości firm, co oznacza, że profesjonalna opieka IT jest jednym z kluczowych aspektów prowadzenia biznesu. Często pojawia się dylemat: wewnętrzny informatyk czy outsourcing IT. W ramach tych rozważań warto brać pod uwagę zarówno podstawowe, jak i mniej oczywiste różnice. Te drugie mogą cię zaskoczyć!

Systemy informatyczne w firmach to zaawansowane technologie, które wymagają odpowiedniego doboru narzędzi, wdrożenia, monitorowania i rozwoju pod kątem zmieniających się uwarunkowań na rynku. Taką obsługę można powierzyć wewnętrznemu, zatrudnionemu na etat informatykowi lub też zlecić firmie outsourcingowej, stanowiącej niejako zewnętrzny dział IT.

To drugie rozwiązanie staje się w biznesie coraz bardziej popularne. Tylko w 2024 r. przychody globalnego rynku outsourcingu IT osiągnęły 541,1 mld USD (514,96 mld EUR). Oczekuje się, że w latach 2025–2030 będzie on rozwijał się w tempie rocznym 8,6%, osiągając ostatecznie 1219,31 mld USD (1160,40 mld EUR) do 2030 r. [źródło].

Przy porównywaniu obu form współpracy w pierwszej kolejności pada argument dotyczący finansów. Outsourcing IT zwykle jest tańszy niż informatyk na etacie. Dlaczego? Przede wszystkim odciąża z kosztów pracodawcy, księgowych, ale też związanych z benefitami, szkoleniami czy sprzętem służbowym. Odpada też koszt przestrzeni biurowej i mediów. 

Zewnętrzna obsługa IT to także uproszczenie struktury organizacyjnej firmy. Inną ważną zaletą jest skalowalność, bo firma może dostosować usługi do swoich bieżących potrzeb i płaci tylko za faktyczny, określony w ramach danego pakietu czas pracy informatyków. W miarę zmieniających się wymagań łatwiej zwiększyć albo zmniejszyć zakres usług dostawcy zewnętrznego. Pracownik etatowy nie zawsze będzie w stanie dostosować się do ewoluujących potrzeb firmy, co może prowadzić do marnotrawstwa zasobów.

Mając informatyka na etacie, musisz liczyć się z tym, że będzie miał urlop albo L4, co czasem bywa  problematyczne. Firma IT pracuje w sposób ciągły, zapewniając niczym niezachwianą opiekę. Nawet jeśli IT manager przydzielony do konkretnego klienta jest nieobecny, jego obowiązki przejmuje inny pracownik firmy. Ponadto gdy nawarstwi się więcej problemów, informatyk na etacie może mieć problem z ich ogarnięciem. W firmie outsourcingowej jest więcej rąk do pracy i łatwiej poradzić sobie w sytuacjach kryzysowych.

Inny ważny, często przytaczany argument to fakt, że wybierając outsourcing, mamy dostęp do szerszego wachlarza wiedzy i doświadczenia. Zewnętrzne firmy informatyczne zajmujące się obsługą przedsiębiorstw zwykle dysponują zespołem ekspertów z różnych dziedzin IT, a do tego również najnowszymi technologiami i narzędziami, które mogą być kosztowne lub trudne do zdobycia dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Tymczasem zatrudniając informatyka na etat, firma ogranicza się do jednego lub dwóch specjalistów i własnych zasobów, co może prowadzić do luk w wiedzy, umiejętnościach i systemach.

Bezpieczeństwo jest kluczowym aspektem każdej działalności gospodarczej. Firmy outsourcingowe często mają wyspecjalizowane zespoły zajmujące się bezpieczeństwem danych i infrastruktury, co może być trudniejsze do osiągnięcia u jednego informatyka na etacie. Współpraca z profesjonalną firmą IT zwiększa więc poziom ochrony danych i minimalizuje ryzyko cyberataków.

Powyższe argumenty są najczęściej przytaczane i rzeczywiście mają duże znaczenie. Jednak w praktyce równie ważne okazują się inne kwestie, których być może w pierwszej kolejności nie bierze się pod uwagę. Przyjrzyjmy się im.

Wiele przedsiębiorstw wybiera etatowego informatyka, podkreślając, że człowiek wewnątrz firmy to ktoś bardziej zaufany. Faktycznie, atutem tego rozwiązania jest fakt, że taki pracownik jest stale dostępny na miejscu i skupiony na potrzebach firmy. Kwestia pewności i zaufania bywa jednak pozorna. Zdarzają się bowiem sytuacje, kiedy informatycy, przechodząc do konkurencji, wynoszą informacje z dotychczasowej pracy. 

Zresztą ryzyko nagłej zmiany pracodawcy jest w przypadku etatowego informatyka wyższe.

Przy firmie zewnętrznej sytuacja jest wręcz odwrotna. Właściwie nie zdarza się, by ta zrezygnowała z klienta. Przeciwnie, robi wszystko, by podtrzymać owocną współpracę.

Co ciekawe, bywają sytuacje, w których wybór zewnętrznej firmy IT pozwala uniknąć konfliktu interesów.

Historia z życia wzięta: pewna instytucja zrezygnowała z zatrudnienia wewnętrznych informatyków, ponieważ ci, mając dostęp do wszystkich danych, w tym płacowych, oczekiwali podwyżek, jakie zauważyli u pracowników z innych działów, co zrodziło konflikt. Zewnętrznych specjalistów takie kwestie po prostu nie interesują.

Są usługodawcą niezależnym od wewnętrznych spraw firmy.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że firmy outsourcingowe, chcąc budować przewagę konkurencyjną, szybciej reagują na zmiany i mają większą mobilizację do śledzenia aktualnych trendów i proponowania innowacyjnych rozwiązań. To oznacza lepszą jakość usług.

Co więcej, firma outsourcingowa bez problemu poradzi sobie z obsługą stanowisk rozproszonych po różnych miastach.

Kolejna nieoczywista kwestia to fakt, że decydując się na outsourcing IT zamiast etatowego informatyka, nie musimy zmagać się rekrutacją, która stanowi czasochłonny proces, a ocena prawdziwych kompetencji kandydatów – jeśli przeprowadzający rekrutację nie mają odpowiedniej wiedzy IT – bywa trudna.

Firmy outsourcingowe mają już zrekrutowanych i sprawdzonych pracowników. Sprawują też nadzór nad jakością ich pracy.

Jest jeszcze jedna kwestia, która na początku być może nie wydaje się oczywista. Pamiętajmy, że dylemat „informatyk wewnętrzny czy outsourcing IT” to niekoniecznie wybór zero-jedynkowy.

Oprócz typowego outsourcingu IT, czyli kompleksowej obsługi, wybrać można również częściową opiekę. Firma zewnętrzna dba wówczas o jakąś określoną dziedzinę IT albo też stanowi drugą linię wsparcia. Czyli etatowi informatycy do podstawowych zadań, a firma IT wkracza w bardziej wymagających sytuacjach.

Jak widać, outsourcing nie dotyczy tylko kwestii finansów, elastyczności czy jakości usług. Coraz powszechniej staje się wręcz strategią budowania przewagi konkurencyjnej i nadawania działaniom firmy zupełnie nowej jakości.