Przechowywanie plików w OneDrive może czasami prowadzić do ich nieoczekiwanej utraty. Błędy ludzkie, złośliwe oprogramowanie czy awarie usługi to tylko niektóre z czynników, które mogą doprowadzić do usunięcia danych. Zrozumienie, jak odzyskać te cenne pliki, jest kluczowe.
W poprzedniej części naszego przewodnika skupiliśmy się na wykorzystaniu historii wersji do odzyskiwania nadpisanych lub uszkodzonych plików.
W tej części przejdziemy do innego aspektu zarządzania danymi – odzyskiwania usuniętych plików i folderów. Omówimy, jak skutecznie korzystać z narzędzi OneDrive do przywracania danych, zarówno z Kosza OneDrive, jak i z komputera, oraz przyjrzymy się możliwości przywrócenia całej usługi OneDrive, co jest przydatne w bardziej skomplikowanych scenariuszach utraty danych.
Zasady przechowywania na platformie Microsoft 365
Przed omówieniem sposobów na odzyskanie skasowanych plików należy również zwrócić uwagę na politykę retencji na platformie Microsoft 365.
Retencja określa, przez jaki czas usunięte pliki są dostępne do odzyskania z kosza. W niektórych przypadkach, np. ze względów prawnych lub firmowych, konieczne może być dłuższe przechowywanie plików. Maksymalny okres przechowywania plików w usługach Microsoft to 93 dni, obejmujący czas w koszu pierwszego oraz koszu drugiego poziomu. Po tym okresie nie ma możliwości odzyskania plików za pomocą standardowych narzędzi Microsoftu, co podkreśla potrzebę dodatkowych rozwiązań backupowych.
Jak odzyskać usunięte pliki OneDrive za pomocą narzędzi firmy Microsoft?
W OneDrive, masz dwie opcje odzyskiwania usuniętych plików. Możesz je przywrócić zarówno z Kosza na komputerze, jak i z Kosza online w OneDrive. Dzięki synchronizacji między chmurą a dyskiem lokalnym, usunięcie pliku z OneDrive skutkuje jego usunięciem z obu miejsc. Odzyskanie pliku z chmury oznacza, że wróci on również na komputer, i odwrotnie.
1. Przywracanie z Kosza OneDrive Online
Czas przyjrzeć się, jak odzyskać usunięte pliki z Kosza online OneDrive.
Najpierw musisz otworzyć preferowaną przeglądarkę internetową i przejść do strony logowania. Zaloguj się na swoje konto Microsoft. Następnie wybierz pozycję OneDrive z listy aplikacji usługi Office 365. Przejdź do menu po lewej stronie i kliknij Kosz. Teraz możesz zobaczyć zawartość swojego Kosza.
W kolejnym kroku wybierz pliki lub foldery, które chcesz przywrócić – aby to zrobić, kliknij okrągły checkbox. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy wybrane elementy i w menu kontekstowym naciśnij Przywróć. Możesz też wybrać opcję Przywróć z menu w górnej części okna tak jak to jest pokazane na poniższym zrzucie.
Uwaga
- OneDrive dla Użytkowników Domowych przechowuje skasowane elementy w koszu domyślnie 30 dni. Jeśli kosz jest pełny, najstarsze elementy zostaną automatycznie usunięte po trzech dniach.
- OneDrive dla Firm przechowuje skasowane elementy w koszach – pierwszego i drugiego poziomu – 93 dni, chyba że administrator zmienił to ustawienie.
2. Odzyskiwanie z Kosza drugiego stopnia
Jeśli plik, którego szukasz, nie znajduje się w Koszu, możesz go wyszukać w Koszu drugiego poziomu.
Co to dokładnie jest? Pomyśl o tym jako o miejscu, w którym znajdują się usunięte pliki z podstawowego kosza OneDrive.
Jeśli chcesz sprawdzić zawartość Kosza drugiego poziomu, przejdź do Kosza podstawowego. Przewiń stronę w dół, aż zobaczysz na samym dole strony tekst:„Nie możesz znaleźć tego, czego szukasz? Sprawdź w Koszu drugiego poziomu”, a następnie kliknij link „Kosz drugiego poziomu”.
3. Odzyskiwanie plików OneDrive w systemie Windows
Przyjrzyjmy się teraz, jak ta sama operacja działa z komputerową wersją OneDrive.
Gdy usuniesz plik z folderu OneDrive w Eksploratorze Windows, trafi on do Kosza – dostępnego z systemu Windows i jego odpowiednika w OneDrive dostępnego z przeglądarki internetowej.
Pamiętaj jednak, że jeśli usuniesz pliki z OneDrive online, te elementy nie trafią do Kosza systemu Windows.
Załóżmy, że mam kilka plików w folderze Moje dokumenty w systemie Windows oraz folder Moje Dokumenty jest synchronizowany z usługą OneDrive.
Po usunięciu jednego z plików w tym folderze trafia on do Kosza w systemie Windows, a także do Kosza w usłudze OneDrive online. Aby odzyskać jeden z tych plików, możesz przejść do kosza w systemie Windows lub do kosza w OneDrive online. W obu tych scenariuszach wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć prawym przyciskiem myszy wybrane pliki i wybrać opcję przywracania. Wybrane pliki zostaną przywrócone do pierwotnej lokalizacji czyli folderu Moje Dokumenty i znowu będą widoczne równocześnie lokalnie na Twoim komputerze jak i w witrynie OneDrive.
Uwaga: Kopia przywróconego pliku nadal pozostaje w koszu w usłudze OneDrive online.
Notatki:
- Usunięte z Twojego komputera oznaczone jako pliki dostępne tylko w trybie online nie pojawią się w Koszu Windows.
- Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail lub powiadomienie z informacją „[Nazwa folderu] został usunięty z usługi OneDrive”, oznacza to, że folder udostępniony został usunięty. Nie będzie można przywrócić ani odzyskać udostępnionego Ci folderu.
Jeśli folder został udostępniony innym osobom, które usunęły jego zawartość, możesz ją znaleźć w koszu.
4. Przywracanie całej usługi OneDrive
Poniżej znajdziesz kroki, które pozwolą Ci efektywnie zarządzać procesem przywracania usługi OneDrive:
Uwaga: Opcja przywracania usługi OneDrive nie jest dostępna bez subskrypcji Microsoft 365
- Przejdź do usługi OneDrive online. Upewnij się, że jesteś zalogowany na odpowiednie konto, które posiada subskrypcję Microsoft 365.
- W górnym menu wybierz Ustawienia (koło zębate), a następnie Przywróć usługę OneDrive.
- Wybierz datę przywracania: Możesz wybrać ostatnią znaczącą datę – na przykład 'Tydzień temu’ – lub ustawić 'Niestandardową datę i godzinę’.
- Analizuj aktywność: Wykorzystaj wykres aktywności i dziennik, aby przeanalizować zmiany, które chcesz cofnąć. Dzienny wykres aktywności przedstawia liczbę aktywności dotyczących plików w każdym dniu w ciągu ostatnich 30 dni. Zawiera on informacje o tym, co stało się z Twoim OneDrive w czasie i może pomóc w zidentyfikowaniu nietypowych działań. Jeśli na przykład twoje OneDrive zostało zainfekowane złośliwym oprogramowaniem, możesz poszukać, kiedy to się stało. Kanał aktywności pokazuje poszczególne działania na plikach i folderach w odwrotnej kolejności chronologicznej. Przewiń w dół, aby zobaczyć poprzednie dni, lub przewiń suwakiem poniżej dziennego wykresu aktywności, aby szybko przejść do określonego dnia.
- Dokonaj wyboru: Zaznacz najwcześniejszą akcję, którą chcesz cofnąć. Pamiętaj, że po zaznaczeniu wszystkie późniejsze działania również zostaną cofnięte.
- Przywróć OneDrive: Po dokonaniu wyboru, kliknij 'Przywróć’ i Twoje OneDrive zostanie odbudowane do stanu sprzed pierwszego zaznaczonego działania.
Uwagi:
- Podczas przywracania wszystkie pliki lub foldery utworzone po dacie punktu przywracania zostaną wysłane do Kosza OneDrive.
- Jeśli plik został trwale usunięty z Kosza OneDrive, nie można go odzyskać.
- Jeśli zmienisz zdanie na temat wykonanego przywracania, możesz je cofnąć, ponownie uruchamiając przywracanie plików i wybierając właśnie wykonane działanie przywracania.
5. Ograniczenia wbudowanych metod odzyskiwania plików z OneDrive
Dostępne wbudowane funkcje odzyskiwania plików z OneDrive są wygodne i proste. Istnieją jednak pewne ograniczenia, o których powinieneś wiedzieć.
- Usunięte elementy są przechowywane przez maksymalnie 93 dni (łączny czas przechowywania w Koszu i w Koszu drugiego poziomu). Po upływie tego czasu pliki są usuwane nieodwołalnie i nie można ich przywrócić przy użyciu natywnych funkcji online usługi OneDrive.
- Maksymalny rozmiar danych, które mogą być przechowywane w Koszu, jest ograniczony. Domyślnie maksymalny rozmiar Kosza wynosi 10% całkowitej przestrzeni dyskowej w usłudze OneDrive. Jeśli ilość danych przechowywanych w Koszu przekroczy ten limit, najstarsze elementy, które zostały przeniesione do Kosza jako pierwsze, zostaną automatycznie usunięte.
- Jeśli usuwasz pliki z Eksploratora Windows do Kosza w systemie Windows, powinieneś również pamiętać o ustawieniach Kosza, takich jak maksymalny rozmiar, który można dostosować. Domyślnie rozmiar Kosza wynosi 5% całkowitego rozmiaru dysku.
- Administrator usługi Microsoft 365 może ustawić liczbę dni przechowywania plików w usłudze OneDrive po oznaczeniu konta użytkownika do usunięcia. Domyślnie ten parametr jest ustawiony na 30 dni. Maksymalna dostępna wartość, którą można ustawić, to 3650 dni (10 lat). Ta opcja może być przydatna, gdy trzeba usunąć konto użytkownika, który opuszcza organizację, i zachować możliwość przywracania plików użytkownika w usłudze OneDrive.
Podsumowanie - Kiedy OneDrive Nie Wystarcza?
W tej części naszego przewodnika omówiliśmy funkcje odzyskiwania danych dostępne w OneDrive. Te narzędzia, choć skuteczne w prostych scenariuszach, takich jak przypadkowe usunięcie pojedynczych plików, mają swoje ograniczenia, szczególnie w kontekście zaawansowanych potrzeb biznesowych.
Natywne rozwiązania Microsoftu są proste i mogą okazać się wystarczające w wielu sytuacjach. Jednak gdy mowa o profesjonalnym bezpieczeństwie danych, szczególnie w dynamicznym środowisku biznesowym, standardowe narzędzia mogą nie spełniać wszystkich wymagań. Na przykład, 30-dniowy okres retencji danych w OneDrive może być niewystarczający dla firm, które muszą przestrzegać bardziej rygorystycznych wymogów przechowywania danych.
Dla tych, którzy szukają bardziej kompleksowego rozwiązania backupowego, warto rozważyć Veeam Backup for Microsoft Office 365. Veeam oferuje znacznie więcej niż tylko kopię zapasową OneDrive. Zapewnia kompleksową ochronę wszystkich komponentów Microsoft 365, włączając Exchange Online, SharePoint Online oraz Teams.
Kluczowe zalety Veeam Backup for Microsoft Office 365:
- Kompletny backup: Nie tylko pliki OneDrive, ale również inne dane z Microsoft 365 są zabezpieczone przed przypadkowym usunięciem, problemami z zabezpieczeniami oraz usterkami usług.
- Odzyskiwanie granularne: Precyzyjne przywracanie poszczególnych elementów, od plików po e-maile i inne elementy SharePoint oraz Teams.
- Nieograniczony czas przechowywania: Przekracza 30-dniowy limit OneDrive, umożliwiając długoterminowe przechowywanie zgodne z polityką firmy.
- Ochrona przed ransomware: Zapewnia dodatkową warstwę ochrony w przypadku ataków złośliwego oprogramowania.
- Elastyczność przechowywania: Możliwość wyboru lokalizacji przechowywania backupów, od lokalnych po chmury hybrydowe i prywatne.
Zachęcamy do wypróbowania Veeam Backup for Microsoft Office 365, aby doświadczyć, jak może on wzmocnić strategię bezpieczeństwa danych w Twojej firmie.
