Dlaczego Backup Twoich Danych w Chmurze Microsoft 365 jest tak bardzo ważny?
Czy wiesz, że nawet dane przechowywane w chmurze Microsoft potrzebują dodatkowej ochrony?
Wiele firm zakłada, że Microsoft automatycznie dba o backup (czyli kopię zapasową) ich danych w usłudze Microsoft 365.
Można pomyśleć: „Wszystko jest przecież zapisane w chmurze, więc jest bezpieczne”.
Czy na pewno jesteśmy bezpieczni?
Microsoft świetnie radzi sobie z utrzymaniem swoich usług dostępnych i sprawnie działających. Jednak to nie to samo, co mieć własną kopię zapasową danych.
Odpowiedzialność za ochronę danych i ich długoterminowe przechowywanie spoczywa na nas, użytkownikach i administratorach systemów. Bez odpowiedniego planu backupu, firmy mogą narażać się na ryzyko, które może mieć poważne skutki dla ich operacji biznesowych i reputacji.
Czy zastanawiałeś się kiedyś, co by się stało, gdyby ważne pliki zniknęły lub zostały przypadkowo usunięte?
W takich sytuacjach prosty 'kosz’ w chmurze nie zawsze wystarcza.
Podczas pracy zdalnej od czasów pandemii, ilość danych przechowywanych online znacznie wzrosła. Każda utrata danych może mieć teraz natychmiastowe i poważne konsekwencje. Dlatego ważne jest, aby mieć pewność, że możemy odzyskać nasze dane w każdej chwili.
W tym wpisie omówimy, dlaczego właściwe zabezpieczenie Twoich danych w Microsoft 365 jest tak istotne i jakie ryzyko wiąże się z brakiem dobrego planu backupu. Pokażemy również, jak profesjonalne narzędzia do tworzenia kopii zapasowych mogą wypełnić luki, które standardowe funkcje Microsoftu mogą zostawić, dając Ci pełną kontrolę nad Twoimi cennymi danymi.
7 Najważniejszych Zagrożeń
Mimo że Microsoft 365 jako platforma SaaS (Software as a Service) doskonale spełnia potrzeby wielu organizacji, istnieją ważne aspekty związane z bezpieczeństwem danych, które wymagają dodatkowej uwagi. Microsoft 365 zapewnia dostępność aplikacji i ciągłość pracy użytkowników, ale nie chroni w pełni przed wszystkimi zagrożeniami bezpieczeństwa.
Tutaj właśnie pojawia się potrzeba backupu.
Możesz myśleć, że „Kosz jest wystarczający.” Jednak to powszechne nieporozumienie. Okres od kompromitacji danych do ich odkrycia może wynosić około 140 dni. Prawdopodobieństwo, że nie zauważysz, iż coś zniknęło lub zostało skradzione, aż do momentu, kiedy będzie już za późno na korzystanie z kosza, jest wysokie.
Oto 7 kluczowych powodów, dla których backup Microsoft 365 jest niezbędny:
#1 Przypadkowe Usunięcie
Jeśli np. usuniesz użytkownika, niezależnie od tego, czy to było zamierzone, czy nie, to usunięcie zostanie zreplikowane w całej sieci, razem z usunięciem jego konta OneDrive dla Firm i skrzynki pocztowej. Natywne kosze i historie wersji w Microsoft 365 mogą chronić przed utratą danych tylko w ograniczonym zakresie, co może sprawić, że prosty proces odzyskania danych z właściwej kopii zapasowej zamieni się w poważny problem, gdy Microsoft 365 geo-redundantnie usunie dane na zawsze, lub gdy minie okres przechowywania danych.
W platformie Microsoft 365 występują dwa typy usunięć: miękkie i twarde. Miękkie usunięcie ma miejsce, na przykład, gdy opróżniasz folder „Usunięte elementy”. Nazywa się to także „trwałym usunięciem”. Jednak w tym przypadku „trwałe” nie zawsze oznacza całkowicie nieodwracalne, ponieważ elementy nadal mogą znajdować się w folderze „Elementy do odzyskania”.
Twarde usunięcie następuje, gdy element jest oznaczony do całkowitego usunięcia z bazy danych skrzynki pocztowej. Po tym zdarzeniu, element jest nieodzyskiwalny. To właśnie w takich sytuacjach, niezawodny backup zewnętrzny, taki jak oferowany przez np. przez Veeam Backup & Replication, staje się niezbędny, aby zapewnić pełną ochronę i możliwość odzyskania utraconych danych.
#2 Ograniczona polityka retencji
Zarządzanie danymi w Microsoft 365 to trochę jak przygotowywanie się na zmienne warunki pogodowe. Wszystko idzie gładko, dopóki nie pojawi się niespodziewana „burza” – czyli luka w polityce retencji. W takich chwilach zwykłe narzędzia, jak kosz, mogą okazać się niewystarczające.
To właśnie wtedy solidny backup staje się naszym „parasolem ochronnym”.
W świecie Microsoft 365, polityka retencji może być skomplikowana i ciągle się zmieniać. Możesz pomyśleć, że Twoje dane są bezpieczne, ale co jeśli ważne informacje zostaną przypadkowo usunięte i odkryjesz to dopiero po upływie okresu retencji? Wtedy standardowe środki ochrony danych Microsoftu mogą już nie wystarczyć.
Veeam Backup for Microsoft 365 działa jak niezawodny parasol chroniący przed takimi „deszczowymi dniami”. Zapewnia on możliwość przywrócenia danych do stanu z dowolnego momentu w przeszłości.
Zatem, pomyśl o backupie nie tylko jako o dodatkowej warstwie bezpieczeństwa, ale jako o kluczowym elemencie, który zapewnia Ci spokój ducha i gotowość na każdą „pogodową niespodziankę” w zarządzaniu danymi firmy.
#3 Wewnętrzne Zagrożenia Bezpieczeństwa
Gdy myślimy o zagrożeniach bezpieczeństwa, często przychodzą nam na myśl hakerzy i wirusy. Jednak firmy narażone są również na zagrożenia wewnętrzne, które zdarzają się częściej, niż mogłoby się wydawać. Organizacje padają ofiarą zagrożeń ze strony własnych pracowników, zarówno umyślnie, jak i nieumyślnie.
Dostęp do plików i kontaktów może się szybko zmieniać, co utrudnia kontrolę nad osobami, którym ufałeś najbardziej. Microsoft nie jest w stanie odróżnić zwykłego użytkownika od pracownika, który został zwolniony i próbuje usunąć ważne dla firmy dane przed odejściem. Ponadto, niektórzy użytkownicy nieświadomie stwarzają poważne zagrożenia, pobierając zainfekowane pliki lub przypadkowo ujawniając nazwy użytkowników i hasła na stronach, które uznali za zaufane.
Innym przykładem jest manipulacja dowodami. Wyobraź sobie pracownika, który strategicznie usuwa obciążające e-maile lub pliki, uniemożliwiając dostęp do nich działom prawnym, zgodności lub HR.
W takich sytuacjach backup danych Microsoft 365 staje się nieoceniony. Umożliwia on nie tylko odzyskanie przypadkowo usuniętych danych, ale także ochronę przed celowymi działaniami wewnętrznymi. Dzięki solidnemu backupowi, nawet jeśli dojdzie do wewnętrznych prób manipulacji lub zniszczenia danych, masz pewność, że kluczowe informacje są bezpieczne i można je łatwo przywrócić. To ważne zabezpieczenie w świecie, gdzie zagrożenia mogą pochodzić nie tylko z zewnątrz, ale także od osób znajdujących się w samym sercu Twojej organizacji.
#4 Zewnętrzne Zagrożenia Bezpieczeństwa
Malware i wirusy, takie jak ransomware, wyrządziły poważne szkody w organizacjach na całym świecie. Zagrożona jest nie tylko reputacja firmy, ale również prywatność i bezpieczeństwo danych wewnętrznych i klientów.
Zewnętrzne zagrożenia mogą dostać się do systemu poprzez e-maile i załączniki, a samo edukowanie użytkowników, co powinni obserwować, nie zawsze wystarcza – zwłaszcza gdy zainfekowane wiadomości wydają się przekonujące. Ograniczone funkcje backupu i odzyskiwania w Exchange Online są niewystarczające, aby poradzić sobie z poważnymi atakami. Regularne backupy zapewniają, że oddzielna kopia Twoich danych jest wolna od infekcji i możesz szybko je odzyskać.
W kontekście zewnętrznych zagrożeń, kluczowym elementem jest posiadanie niezależnego i regularnie aktualizowanego backupu. Zapewnia to dodatkową warstwę ochrony, oddzielając Twoje cenne dane od potencjalnych zagrożeń i umożliwiając szybkie przywrócenie normalnego stanu działalności po ataku. W ten sposób backup staje się niezbędnym narzędziem w strategii obrony przed zewnętrznymi zagrożeniami, chroniąc zarówno Twoją reputację, jak i poufne informacje.
#5 Wymagania Prawne i Zgodności
Nigdy nie wiadomo, kiedy będziesz musiał nagle odzyskać ważne dane w obliczu sprawy sądowej. To sytuacja, której wielu z nas nigdy nie spodziewa się doświadczyć, ale która może stać się rzeczywistością w najmniej oczekiwanym momencie. Chociaż Microsoft oferuje pewne zabezpieczenia, jak blokady sądowe i zasady retencji, nie zastępują one kompleksowego rozwiązania backupowego.
Solidny backup to Twoja sieć bezpieczeństwa. Jeśli przypadkowo usuniesz istotne e-maile czy dokumenty, zanim ustawisz blokadę sądową, backup pozwoli Ci je odzyskać i spełnić prawne obowiązki. Każda branża i kraj ma swoje regulacje, ale grzywny czy spory prawne to coś, czego każdy chciałby uniknąć.
Zainwestowanie w dobry backup to nie tylko kwestia technologii, ale także zapewnienie, że w sytuacjach wymagających zgodności prawnej, Twoja firma jest bezpieczna. To proste działanie może ochronić przed nieoczekiwanymi kłopotami i zapewnić spokój ducha, że wszystko jest pod kontrolą.
#6 Hybrydowe Wdrożenia Exchange i Migracja do Microsoft 365
Przejście na Microsoft 365 to dla wielu organizacji to okres przejściowy między lokalnym systemem Exchange a Exchange Online w chmurze Microsoft 365. Niektóre firmy decydują się na pozostawienie części swojego starszego systemu, aby zyskać dodatkową elastyczność i kontrolę. Te hybrydowe wdrożenia poczty e-mail są powszechne, ale wiążą się z dodatkowymi wyzwaniami zarządczymi.
Odpowiednie rozwiązanie backupowe dla Microsoft 365 powinno być w stanie obsługiwać hybrydowe wdrożenia pocztowe, traktując dane Exchange w taki sam sposób, niezależnie od ich położenia. Co więcej, powinieneś mieć możliwość przechowywania danych tam, gdzie wybierzesz, czy to lokalnie, w chmurze obiektowej, jak AWS S3 czy Azure Blob, czy u dostawcy usług zarządzanych.
To podejście zapewnia nie tylko większą elastyczność w zarządzaniu danymi, ale również gwarantuje, że w trakcie przejścia na Microsoft 365 wszystkie Twoje dane pocztowe są bezpieczne i dostępne, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Jest to kluczowe dla zachowania ciągłości biznesowej i zapewnienia, że żadne ważne informacje nie zostaną utracone w procesie migracji. Solidny backup to fundament dla sprawnego i bezpiecznego przejścia do chmury, dając pewność, że wszystkie dane są chronione na każdym etapie tego procesu.
#7 Microsoft Teams
Microsoft Teams, ze względu na rosnącą popularność pracy zdalnej, szybko zyskuje na znaczeniu, stając się centrum naszej produktywności. Teams łączy w sobie różne usługi Microsoft 365, takie jak SharePoint Online i OneDrive dla Firm, oferując elastyczną i bieżącą komunikację oraz współpracę.
Ochrona danych w Teams to nie tylko zabezpieczanie plików i dokumentów. Teams posiada również własne ustawienia, konfiguracje i listy członków, które również wymagają ochrony i możliwości odzyskania. Specjalnie zaprojektowane rozwiązania backupowe chronią nie tylko dane, ale także te ustawienia i ich powiązania między aplikacjami.
Obecnie Teams jest często wykorzystywany do realizacji projektów i specjalnych inicjatyw. Po zakończeniu projektu ważne jest, aby zachować jego kopię dla długoterminowych potrzeb, takich jak wymogi prawne czy zgodności. Niestety, zdarza się, że zespoły są przypadkowo usuwane lub stosowane są niepoprawnie zasady retencji, co prowadzi do utraty ważnych plików czy dokumentów.
Backup może być również pomocny w krótkoterminowych sytuacjach. Na przykład, jeśli pracownik wygłosi nieodpowiednie uwagi w konwersacji w Teams, a następnie usunie wiadomość, posiadanie backupu umożliwi HR przeglądanie tych rozmów. Dostawcy zewnętrznych rozwiązań backupowych nie tylko zapewniają ochronę przed nieprzewidzianymi zdarzeniami, ale również oferują różnorodne sposoby przywracania utraconych lub przypadkowo usuniętych zespołów czy kanałów.
Taka kompleksowa ochrona jest niezbędna, aby zapewnić, że wszystkie aspekty pracy zespołowej w Teams są zabezpieczone, dając pewność, że żadne ważne informacje nie zostaną utracone w cyfrowym świecie współpracy.
Jak Często Występują Powyższe Zagrożenia?
Zrozumiałeś już, dlaczego backup danych Microsoft 365 jest tak krytycznie ważny. Ale prawdopodobnie zastanawiasz się, jak często te siedem luk w ochronie danych faktycznie się zdarzają.
Niestety, odpowiedź brzmi: zbyt często…
W niedawnym badaniu przeprowadzonym przez ESG, 53% działów IT przyznało, że ich organizacje doświadczyły utraty lub uszkodzenia danych w swoich aplikacjach SaaS. Na wykresie słupkowym poniżej znajdziesz zestawienie najczęstszych scenariuszy utraty danych, z jakimi zmagają się organizacje biorące udział w badaniu.
Przerażająca rzeczywistość jest taka, że mimo iż incydenty związane z utratą danych są powszechne, 59% organizacji nic nie robi, aby chronić dane znajdujące się w aplikacjach SaaS.
Czy pracujesz w jednej z tych niezabezpieczonych organizacji?
Jeśli tak, mam nadzieję, że teraz, dzięki temu wpisowi, otrzymałeś informacje, które zachęcą Twoją organizację do ochrony danych Microsoft 365.
Źródło: ESG, „SaaS Data Protection: A Work in Progress”, 2022.
Intelion - Twój Partner w zarzadzaniu Backupem
Wybierając Microsoft 365, zrobiłeś już pierwszy krok ku nowoczesnemu środowisku pracy.
Teraz kluczowe jest znalezienie odpowiedniego partnera do backupu, który zapewni pełny dostęp i kontrolę nad Twoimi danymi Microsoft 365, minimalizując ryzyko ich utraty.
Jeśli nie masz wystarczających zasobów, aby samodzielnie zarządzać backupem w Microsoft 365, Intelion, jako Twój zaufany dostawca usług zarządzanych (MSP), może zapewnić niezbędną wiedzę i zasoby do szybkiego wdrożenia skutecznego rozwiązania. Wybierając Backup-as-a-Service (BaaS) oferowany przez Intelion, zyskujesz swobodę wyboru i pewność, że Twoje potrzeby backupu i odzyskiwania danych po awarii będą spełnione przez doświadczonych specjalistów.
Dzięki współpracy z Intelion, możesz być spokojny, wiedząc, że Twoje cenne dane biznesowe są chronione i zarządzane przez ekspertów, co pozwala Ci skupić się na tym, co najważniejsze – rozwoju Twojej firmy.
